Administrata Tatimore, në njoftimin për pajisjen me POS/POI, përmend edhe institucionet publike dhe shoqëritë publike me kapital shtetëror. Për këto subjekte, procesi duhet të jetë i dokumentuar mirë, sepse pagesa mund të kryhet në disa sportele, zyra ose pika shërbimi.
Çfarë duhet standardizuar?
- Lista e pikave ku pranohen pagesa nga qytetarët ose klientët.
- Përdoruesit që kanë të drejtë të lëshojnë faturë ose dokument pagese.
- Rregulli për pagesat me kartë, anulimet dhe transaksionet e refuzuara.
- Raporti ditor sipas sportelit ose vendndodhjes.
- Arkivimi i dokumenteve dhe referencave të pagesës.
Pse kërkohet kujdes më i lartë?
Në sektorin publik, transparenca dhe gjurmueshmëria janë po aq të rëndësishme sa shpejtësia e shërbimit. Çdo pagesë duhet të jetë e verifikueshme: kush e pranoi, në cilën pikë, për cilin shërbim dhe me cilën faturë ose dokument.
Si ndihmon sistemi i faturimit?
Një sistem i mirë duhet të ndajë qartë operatorët, vendndodhjet, metodat e pagesës dhe raportet. Kjo ndihmon auditimin e brendshëm, raportimin financiar dhe përgjigjen më të shpejtë kur ka diferenca.
Kontroll mujor
Përveç mbylljes ditore, rekomandohet kontroll mujor i pikave aktive, përdoruesve, terminaleve dhe faturave me kartë. Nëse një terminal nuk përdoret, nuk punon ose nuk lidhet me procesin e faturimit, problemi duhet zgjidhur para se të kthehet në risk operacional.