Pajisjet POS/POI janë pjesë e rëndësishme e procesit të pagesës, por biznesi duhet t'i lidhë ato me faturën, arkën dhe raportet ditore. Nëse pagesa me kartë trajtohet veç nga sistemi i faturimit, rakordimi bëhet i lodhshëm.
Çfarë duhet të kontrollojë biznesi?
- Fatura shënon mënyrën e saktë të pagesës.
- Totali i pagesave me kartë rakordohet me raportin e pajisjes POS.
- Pagesat e përziera ndahen saktë midis cash, kartë dhe transfertë.
- Stornimet ose kthimet lidhen me dokumentin përkatës.
Pse ka rëndësi për operacionet?
Kur pagesa me kartë nuk rakordohet çdo ditë, gabimet shtyhen në fund të muajit. Më pas bëhet më e vështirë të kuptohet nëse problemi është te fatura, pagesa, banka apo veprimi i operatorit.
Praktikë e mirë
Vendosni një raport mbylljeje ku stafi kontrollon totalin cash, totalin kartë dhe faturat pa para në dorë. Ky raport duhet të jetë i thjeshtë për turnin, por i mjaftueshëm për kontabilitetin.
Pse nuk mjafton raporti i bankës?
Raporti i bankës tregon transaksionet e kartës, por biznesi duhet t’i lidhë ato me faturat përkatëse. Pa këtë lidhje, një pagesë e refuzuar, e dyfishtë ose e kthyer mund të mos dallohet në kohë.
Rakordim ditor
- Krahasoni totalin e faturave me kartë me raportin e terminalit POS.
- Shënoni transaksionet e refuzuara ose të anuluara.
- Ndani pagesat me kartë nga transfertat bankare.
- Ruani referencën e terminalit kur është e disponueshme.
Rakordimi ditor është më i thjeshtë se kërkimi i diferencave pas disa javësh.