Bizneset shpesh pranojnë më shumë se një mënyrë pagese: cash, kartë, transfertë bankare, pagesë të pjesshme ose pagesë me afat. Sistemi i faturimit duhet ta pasqyrojë këtë qartë që fatura, arka dhe raportet të mos bien në konflikt.
Çfarë duhet të jetë e qartë?
- Mënyra ose mënyrat e pagesës të zgjedhura në faturë.
- Shuma që lidhet me secilën mënyrë pagese.
- Afati i pagesës kur fatura nuk paguhet menjëherë.
- Lidhja me arkën, bankën ose detyrimin e klientit.
Ku ndodh konfuzioni?
Konfuzioni shfaqet kur stafi zgjedh cash për një faturë që realisht paguhet me kartë, kur pagesa e pjesshme nuk regjistrohet qartë, ose kur fatura pa para në dorë nuk ndiqet më pas për arkëtim.
Praktikë e mirë
Përdorni rregulla të thjeshta për secilin skenar pagese dhe raport ditor për mbylljen e arkës. Për bizneset me POS bankar, rakordimi midis faturave dhe pagesave me kartë duhet të jetë proces i përditshëm.
Kur duhen pagesat e ndara?
Pagesat e përziera janë të zakonshme në retail, restorante dhe shërbime: një pjesë cash, një pjesë kartë, ose një pjesë e paguar tani dhe pjesa tjetër me afat. Sistemi duhet të ruajë ndarjen e pagesës, jo vetëm totalin e faturës.
Çfarë të kontrolloni në mbyllje?
- Totali cash përputhet me arkën fizike.
- Totali me kartë përputhet me raportin e POS-it.
- Transfertat dhe pagesat me afat kanë klient të identifikuar.
- Pagesat e pjesshme nuk krijojnë faturë të dyfishtë.
Raportimi i pagesave të përziera ul konfliktet mes shitjes, financës dhe kontabilitetit.