Pse arkivimi elektronik ka rëndësi
Faturat janë prova kryesore e transaksioneve. Arkivimi elektronik i organizuar ju ndihmon të gjeni shpejt dokumentet, të ulni kohën e verifikimeve dhe të ruani integritetin e të dhënave.
Struktura e mirë e arkivimit
- Sipas datës: vite, muaj, javë
- Sipas kanalit: dyqan, online, B2B, B2C
- Sipas statusit: faturë e lëshuar, e korrigjuar, e anuluar
Metadata që duhen ruajtur
Një arkiv i mirë ruan më shumë se një PDF:
- ID e faturës dhe numri unik
- Data dhe ora e lëshimit
- Klienti ose lloji i klientit
- Vlera totale dhe mënyra e pagesës
Kërkimi i shpejtë
Vendosni standarde emërtimi që e bëjnë kërkimin të menjëhershëm. Emri i skedarit duhet të përfshijë datën dhe një identifikues unik, në mënyrë që të mos ketë dublime.
Siguria dhe integriteti
- Ruani kopje rezervë të arkivit në lokacion të dytë
- Aktivizoni kontrolle të aksesit sipas rolit
- Dokumentoni çdo ndryshim të bërë në arkiv
Proces i thjeshtë i arkivimit
- Gjenero faturën: sigurohu që të dhënat janë të plota.
- Ruaje në arkiv: sipas strukturës së përcaktuar.
- Etiketo me metadata: për kërkim dhe raportim.
- Verifiko backup-in: të paktën një herë në muaj.
Përfundim
arkivimi elektronik është pjesë e përgjegjësisë operative të çdo biznesi. Me strukturë të qartë, metadata të sakta dhe kopje rezervë të testuara, arkivi bëhet mjet pune dhe jo barrë administrative.
Struktura minimale e arkivit
- Viti / Muaji / Java
- Kanali i shitjes (dyqan, online, B2B)
- Statusi i faturës (lëshuar, korrigjuar, anuluar)
Sektorët kryesorë të biznesit në Shqipëri
Këto tema prekin pothuajse çdo lloj biznesi. Më poshtë janë sektorët më të zakonshëm:
- Shitje me pakicë (retail) dhe shumicë (wholesale)
- HoReCa: hotele, restorante, bare, kafene
- Turizëm, agjenci udhëtimi, guida dhe shërbime turistike
- Transport, logjistikë, taksi, shpërndarje dhe kurier
- Shërbime profesionale: kontabilitet, konsulencë, ligjore, marketing
- Ndërtim, pasuri të paluajtshme dhe shërbime mirëmbajtjeje
- Prodhim, punishte, fabrikim dhe artizanat
- Shëndetësi: klinika, laboratorë, stomatologji
- Farmaci dhe produkte mjekësore
- Arsim dhe trajnime profesionale
- IT, software, shërbime digjitale dhe e-commerce
- Bujqësi, blegtori, peshkim dhe agrobiznes
- Energji, utilitete dhe shërbime teknike
- Financa, sigurime, këmbim valutor
- Shërbime estetike: parukeri, kozmetikë, spa, fitness
- Automotive: servise, pjesë këmbimi, car wash