Fatura mund të paraqitet në letër ose në formë elektronike, por vlera e saj vjen nga të dhënat që përmban dhe nga procesi i fiskalizimit. Për biznesin, dallimi kryesor është mënyra si i dorëzohet klientit dhe si ndiqet më pas dokumenti.
Kur ka kuptim printimi?
Printimi përdoret shpesh në shitje me pakicë, restorante, shërbime në sportel dhe raste kur klienti pret dokument fizik. Printeri duhet të jetë pjesë e rrjedhës së punës, por nuk duhet të bëhet pika ku mbështetet kontrolli i vetëm i faturës.
Kur ka kuptim fatura elektronike?
Fatura elektronike është më e përshtatshme kur palët duan shkëmbim, pranim dhe arkivim digjital. Ajo ndihmon sidomos në marrëdhënie biznes me biznes, ku dokumenti duhet të ruhet, verifikohet dhe lidhet me kontabilitetin.
Praktikë e mirë
Ruani faturën në sistem edhe kur e printoni. Klienti mund të marrë kopje fizike, por biznesi duhet të ketë gjithmonë historikun digjital, kërkimin sipas numrit, NIVF/NSLF dhe mundësinë për ridërgim.
Kur ka vlerë printimi?
Fatura e printuar është e dobishme në pikën e shitjes, për dorëzim fizik ose për klientë që kërkojnë kopje në moment. Megjithatë, printimi nuk duhet të jetë burimi i vetëm i së vërtetës. Dokumenti digjital ruan statusin, kodet, historikun e korrigjimeve dhe lidhjen me klientin ose furnitorin.
Kontrolle për formatin e printimit
- Teksti, totalet dhe kodet nuk priten nga printeri.
- NIVF, NSLF dhe QR shfaqen qartë kur aplikohen.
- Emri i biznesit, NIPT-i dhe adresa janë të sakta.
- Formati testohen pas çdo ndryshimi printeri ose template-i.
Praktika më e mirë është të printohet kur nevojitet, por të arkivohet dhe kërkohet gjithmonë versioni elektronik.