Një faturë e fiskalizuar nuk është thjesht një dokument i printuar ose një PDF. Ajo është rezultat i një rrjedhe teknike ku sistemi i biznesit përgatit të dhënat, i nënshkruan, i dërgon në platformën qendrore dhe merr konfirmimin përkatës.
Hapi 1: Përgatitja e të dhënave
Sistemi mbledh të dhënat e faturës: shitësin, blerësin kur kërkohet, artikujt, sasitë, njësitë matëse, çmimet, TVSH-në, mënyrën e pagesës, operatorin, njësinë e biznesit dhe pajisjen e faturimit.
Hapi 2: Gjenerimi i kodit të sigurisë
Para dërgimit, sistemi gjeneron kodin e sigurisë së lëshuesit të faturës, të njohur si NSLF ose IIC. Ky kod lidhet me të dhënat kryesore të faturës dhe ndihmon në identifikimin teknik të dokumentit.
Hapi 3: Dërgimi në platformën qendrore
Fatura dërgohet elektronikisht në shërbimin e fiskalizimit. Nëse të dhënat janë në formatin e duhur dhe kalojnë kontrollet, platforma kthen NIVF-në, pra numrin identifikues të veçantë të faturës.
Hapi 4: Printimi ose dërgimi te klienti
Pas konfirmimit, fatura mund të printohet, të dërgohet me email ose të ruhet në format elektronik, sipas llojit të transaksionit dhe procesit të biznesit. Kodi QR e bën më të lehtë verifikimin e faturës.
Çfarë duhet të kontrollojë biznesi?
- Artikujt të kenë emërtim, njësi matëse dhe TVSH të saktë.
- Operatorët dhe njësitë e biznesit të jenë të konfiguruara para lëshimit të faturave.
- Certifikata elektronike të jetë aktive dhe e ngarkuar si duhet.
- Stafi të dijë si veprohet kur interneti ose platforma nuk përgjigjet përkohësisht.
Një sistem i mirë fiskalizimi e fsheh kompleksitetin teknik dhe i jep stafit një ekran të thjeshtë për shitje, korrigjime, raporte dhe verifikime.
Çfarë duhet të shohë operatori?
Operatori duhet të kuptojë statusin praktik të faturës, jo vetëm mesazhin teknik. Një faturë mund të jetë krijuar, dërguar, konfirmuar, në pritje ose me gabim. Për secilin status duhet të ketë veprim të qartë: printim, ridërgim, korrigjim ose njoftim te përgjegjësi.
Gjurmë për kontroll
- Koha e krijimit të faturës.
- Operatori që e lëshoi.
- Përgjigja nga platforma dhe NIVF, kur merret.
- Ndryshimet ose korrigjimet pas lëshimit.
Kur këto të dhëna ruhen mirë, zgjidhja e problemeve bëhet më e shpejtë dhe më e verifikueshme.