Edhe sistemet më të mira mund të përballen me ndërprerje të përkohshme: internet lokal, pajisje, printer, rrjet ose vonesë përgjigjeje nga platforma. Biznesi duhet të ketë procedurë të qartë që stafi të mos improvizojë në momentin e shitjes.
Çfarë duhet të bëjë stafi?
- Të kontrollojë nëse problemi është interneti, pajisja apo sistemi.
- Të ruajë faturat që presin sinkronizim sipas rrjedhës së softuerit.
- Të mos lëshojë dublime pa kontrolluar statusin e faturës.
- Të njoftojë personin përgjegjës kur problemi zgjat.
- Të kontrollojë raportin e sinkronizimit pas rikthimit të shërbimit.
Pse dublimet janë problem?
Kur operatori përsërit faturën pa ditur statusin e dokumentit të parë, biznesi mund të krijojë konfuzion në shitje, arkë dhe kontabilitet. Prandaj sistemi duhet të tregojë qartë çfarë është dërguar, çfarë është pranuar dhe çfarë pret.
Praktikë e mirë
Mbani një checklist të shkurtër për turnin: kontroll lidhjeje, faturat në pritje, sinkronizimi, printeri dhe raporti i mbylljes. Kjo është më praktike sesa udhëzime të gjata që askush nuk i lexon gjatë pikut.
Çfarë duhet të bëjë stafi në moment?
Kur platforma nuk përgjigjet, stafi duhet të ndjekë procedurë të shkruar, jo të improvizojë. Duhet të dihet nëse problemi është interneti, pajisja lokale, certifikata, sistemi i biznesit apo shërbimi qendror. Çdo faturë e krijuar gjatë ndërprerjes duhet të ruhet dhe të sinkronizohet sapo lidhja të rikthehet.
Regjistër incidenti
- Ora e fillimit dhe e përfundimit të problemit.
- Numri i faturave të prekura.
- Personi që e verifikoi sinkronizimin.
- Gabimet e kthyera nga sistemi, nëse ka.
Ky regjistër ndihmon support-in dhe ul paqartësitë gjatë kontrollit të mëvonshëm.