Dokumentacioni teknik i fiskalizimit përfshin kontrolle që verifikojnë nëse të dhënat e faturës janë të plota, të lidhura saktë dhe të pranueshme. Për biznesin, kjo nuk duhet parë vetëm si kontroll teknik, por si mundësi për të pastruar procesin e faturimit.
Çfarë kontrollohet zakonisht?
- Statusi dhe identifikimi i lëshuesit të faturës.
- Kodi i pajisjes së faturimit dhe njësisë së biznesit.
- Kodi i operatorit dhe kodi i softuerit.
- Referencat për faturat korrigjuese ose përmbledhëse.
- Artikujt, normat tatimore dhe totalet.
Pse ka rëndësi për menaxhimin?
Kur këto kontrolle kapin gabime herët, biznesi shmang korrigjime të përsëritura, vonesa në kontabilitet dhe raporte jo të sakta. Një gabim i vogël në konfigurim mund të përsëritet qindra herë nëse nuk kapet në kohë.
Si të punoni më mirë?
Krijoni një rutinë kontrolli për faturat e refuzuara, faturat me korrigjim, artikujt e rinj dhe ndryshimet në TVSH. Raporti javor i anomalive është shumë më praktik se rishikimi manual në fund të muajit.
Kontrolle që kapin gabime para klientit
Kontrollet shtesë duhet të vendosen në pikat ku gabimet kushtojnë më shumë: para fiskalizimit, para printimit, para dërgimit elektronik dhe para mbylljes së turnit. Qëllimi nuk është të ngadalësohet stafi, por të kapen rastet e pazakonta.
Shembuj praktikë
- Sinjalizim kur zbritja kalon një kufi të caktuar.
- Bllokim kur artikulli nuk ka TVSH ose njësi matëse.
- Njoftim kur klienti biznes nuk ka NIPT të plotë.
- Kontroll kur pagesa nuk përputhet me totalin e faturës.
Kontrollet duhet të jenë të pakta, të qarta dhe të lidhura me gabime reale që biznesi ka parë.