Fatura përmbledhëse është e dobishme kur disa dokumente ose furnizime duhen lidhur në një faturë të vetme. Por kjo vlen vetëm kur referencat janë të qarta dhe sistemi ruan lidhjen me dokumentet bazë.
Çfarë është kritike?
- Çdo referencë duhet të lidhet me dokumentin përkatës.
- Referencat nuk duhet të dublifikohen pa arsye.
- Fatura përmbledhëse nuk duhet të humbasë gjurmën e artikujve dhe totalit.
- Kontabiliteti duhet të shohë qartë çfarë po përmblidhet.
Ku përdoret në praktikë?
Mund të përdoret në procese me furnizime të përsëritura, dorëzime të pjesshme ose dokumente që duhen mbyllur në një faturë të konsoliduar. Në çdo rast, rregulli kryesor është që dokumenti përmbledhës të jetë i kuptueshëm pa kërkuar shpjegime jashtë sistemit.
Si ndihmon software-i?
Sistemi duhet të kontrollojë referencat, të parandalojë dublime të panevojshme dhe të lejojë gjurmim nga fatura përmbledhëse drejt dokumenteve bazë.
Pse referencat janë kritike?
Fatura përmbledhëse ka kuptim vetëm kur lidhet qartë me dokumentet bazë. Pa referenca, kontabiliteti nuk mund të provojë se cilat dorëzime, porosi ose shërbime janë përfshirë në total. Kjo krijon paqartësi për klientin dhe vështirëson kontrollin e brendshëm.
Çfarë duhet ruajtur?
- Numrat e dokumenteve bazë dhe datat përkatëse.
- Artikujt ose shërbimet që përmblidhen.
- Periudha që mbulon fatura.
- Shënime për zbritje, tarifa transporti ose korrigjime.
Një praktikë e mirë është që fatura përmbledhëse të gjenerohet nga dokumentet ekzistuese, jo të krijohet manualisht nga e para.