Fatura elektronike ka vlerë më të madhe kur statusi i saj ndiqet deri në fund. Nuk mjafton që dokumenti të krijohet; biznesi duhet të dijë nëse është dërguar, pranuar, refuzuar ose në pritje për veprim.
Pse statuset janë të rëndësishme?
Statusi tregon ku ndodhet dokumenti në proces. Kjo ndihmon shitjen, financën dhe kontabilitetin të kuptojnë nëse fatura mund të ndiqet për pagesë, duhet korrigjuar ose kërkon komunikim me palën tjetër.
Si organizohet ndjekja?
- Kontroll ditor për faturat e refuzuara.
- Njoftime për faturat që qëndrojnë gjatë në pritje.
- Arsye të qarta për refuzimet dhe korrigjimet.
- Raport i ndarë për faturat B2B dhe B2G kur proceset ndryshojnë.
Çfarë duhet të shmangni?
Mos e trajtoni faturën elektronike si dokument që përfundon në momentin e krijimit. Vlera reale vjen nga kontrolli i statusit, arkivimi dhe lidhja me pagesat ose detyrimet e klientit.
Si duhet ndjekur statusi?
Statusi i faturës elektronike duhet të jetë pjesë e procesit financiar. Një faturë e dërguar nuk është domosdoshmërisht e pranuar, dhe një faturë e refuzuar kërkon reagim të shpejtë. Për këtë arsye, biznesi duhet të ketë pamje të qartë për dokumentet në pritje.
Veprime sipas statusit
- Dërguar: prisni ose kontrolloni përgjigjen.
- Pranuar: ndiqni pagesën sipas afatit.
- Refuzuar: lexoni arsyen dhe vendosni korrigjim.
- Në pritje: verifikoni lidhjen ose procesin e sinkronizimit.
Raporti i statusit ndihmon menaxherin të dallojë shpejt bllokimet në faturim dhe arkëtim.