Kur një faturë duhet korrigjuar, procesi nuk duhet trajtuar si fshirje e dokumentit të vjetër. Në fiskalizim, korrigjimi funksionon me referencë ndaj faturës origjinale dhe me gjurmë të qartë të veprimit.
Çfarë duhet të ruajë sistemi?
Sistemi duhet të ruajë lidhjen me faturën origjinale, datën, identifikuesit përkatës dhe arsyen e korrigjimit. Kjo e bën më të lehtë kontrollin e historikut dhe raportimin kontabël.
Gabime që duhen shmangur
- Korrigjim pa referencë të qartë te fatura origjinale.
- Përdorim i korrigjimit për gabime që duhet të zgjidhen me konfigurim artikulli.
- Mungesë kontrolli nëse fatura korrigjuese është pranuar nga platforma.
- Trajtim i ndryshëm i korrigjimeve nga degë të ndryshme të të njëjtit biznes.
Si organizohet procesi?
Përcaktoni kush ka të drejtë të bëjë korrigjime, çfarë arsyesh lejohen në praktikën tuaj të brendshme dhe si njoftohet kontabiliteti. Për pika shitjeje me volum të lartë, raporti ditor i korrigjimeve është shumë i dobishëm.
Një korrigjim i mirë dokumentuar është më i lehtë për t'u kuptuar sesa një faturë e ripërsëritur pa kontekst.
Si të vendoset arsyeja e saktë?
Fatura korrigjuese nuk duhet përdorur si zgjidhje e shpejtë pa shpjegim. Arsyeja duhet të jetë e qartë: gabim në çmim, sasi, subjekt, artikull, kthim malli ose ndryshim i dakordësuar me klientin. Sa më e qartë arsyeja, aq më i lehtë është kontrolli më vonë.
Proces i rekomanduar
- Gjeni faturën origjinale dhe kontrolloni statusin.
- Zgjidhni llojin e korrigjimit sipas rastit.
- Vendosni shënim të brendshëm për arsyen.
- Verifikoni totalet dhe efektin në TVSH para dërgimit.
Raportet mujore duhet të tregojnë jo vetëm numrin e korrigjimeve, por edhe arsyet që përsëriten.