Kur mallrat lëvizin nga një vend në tjetrin, dokumentimi nuk është vetëm formalitet. Fatura shoqëruese ndihmon biznesin të ruajë gjurmën e lëvizjes, të lidhë transportin me dokumentet përkatëse dhe të shmangë konfuzionin midis shitjes, transferimit dhe dorëzimit.
Çfarë të dhënash duhen menduar?
Në varësi të rastit, biznesi duhet të ketë të qarta të dhënat e nisjes, destinacionit, artikujve, sasive, transportit dhe dokumentit që lidhet me lëvizjen. Në sisteme me magazina ose degë, kjo është pjesë kyçe e kontrollit të stokut.
Ku ndodhin zakonisht gabimet?
- Lëvizja e mallit bëhet para se dokumenti të jetë i plotë.
- Magazina burim dhe destinacioni nuk janë të qarta.
- Sasitë në dokument nuk përputhen me mallin real.
- Stafi përdor faturë shitjeje kur duhet dokument shoqërues ose transferim.
Si ta bëni procesin më të lehtë?
Ndani qartë rastet: shitje, transferim, kthim, dorëzim i pjesshëm dhe transport. Sa më e qartë të jetë rrjedha në sistem, aq më pak pyetje ka në magazinë, shitje dhe kontabilitet.
Kur duhet menduar para nisjes së mallit?
Fatura shoqëruese ka vlerë kur përgatitet para lëvizjes së mallrave dhe lidhet me magazinën, destinacionin, transportuesin dhe personin përgjegjës. Nëse dokumenti plotësohet pas faktit, humbet funksionin e gjurmueshmërisë.
Të dhëna që duhen standardizuar
- Magazina nga ku del malli dhe vendi ku dorëzohet.
- Artikujt, sasitë dhe njësitë matëse.
- Automjeti ose mënyra e transportit, kur është relevante.
- Personi që dorëzon dhe personi që pranon mallin.
Kur transporti dhe stoku janë në të njëjtin proces, biznesi sheh më shpejt humbjet, kthimet dhe diferencat fizike.