Kush duhet ta lexojë këtë checklist?
Nëse keni një biznes të vogël dhe kërkoni mënyrën më të shpejtë për të vendosur faturë elektronike dhe fiskalizim pa stres, ky udhëzues është për ju. Qëllimi është i thjeshtë: brenda 30 ditësh të kaloni nga proceset e shpërndara te një sistem i qartë, i matshëm dhe i përputhshëm me detyrimet tatimore.
Përfitimet kryesore për bizneset e vogla
- Më pak gabime: automatizimi ul gabimet manuale në faturim.
- Më shumë kontroll: raportet e përditshme ndihmojnë vendimmarrjen.
- Më pak kohë administrative: stafi fokusohet te shitja dhe shërbimi.
- Përputhshmëri e qëndrueshme: proces standard për çdo faturë.
Checklist 30-ditor, hap pas hapi
Java 1: Auditim i proceseve aktuale
- Listoni si lëshohen sot faturat dhe kush i menaxhon.
- Regjistroni problemet kryesore: vonesa, gabime, duplikime.
- Shënoni nevojat reale: numri i operatorëve, pajisjet, volumet.
- Vendosni objektivat: sa kohë doni të kurseni dhe çfarë raportesh ju duhen.
Java 2: Zgjedhja e zgjidhjes dhe konfigurimi
- Krahasoni 2-3 ofrues me demo praktike.
- Verifikoni që sistemi mbështet rastet tuaja (B2C/B2B, pagesa cash/jo cash).
- Konfiguroni TVSH, kategoritë e artikujve dhe profilet e operatorëve.
- Përcaktoni rolet: kush lëshon faturë, kush verifikon, kush raporton.
Java 3: Trajnim dhe testim real
- Trajnoni stafin me skenarë të përditshëm, jo vetëm teori.
- Testoni lëshimin e faturave në kushte normale dhe në orar piku.
- Testoni procedurën offline dhe sinkronizimin.
- Verifikoni raportet ditore për xhiro, artikuj dhe arkë.
Java 4: Go-live dhe optimizim
- Nisni përdorimin zyrtar me një plan monitorimi ditor.
- Mbani një listë me problematikat e javës së parë.
- Rregulloni fluksin e punës sipas feedback-ut të operatorëve.
- Automatizoni raportet që ju duhen çdo ditë/javë.
Template i thjeshtë KPI për muajin e parë
Matni këto tregues që të kuptoni nëse projekti po jep rezultat:
- Koha mesatare e lëshimit të një fature (në sekonda).
- Numri i korrigjimeve për javë.
- Koha e përgjigjes së support-it kur ka incident.
- Saktësia e inventarit pas mbylljes ditore.
- Përqindja e proceseve të standardizuara te operatorët.
Gabime që duhet t'i shmangni
- Mos-trajnimi i stafit para nisjes zyrtare.
- Kalimi direkt në prodhim pa testim me volum real.
- Përcaktimi i paqartë i roleve të ekipit.
- Mosndjekja e KPI-ve gjatë muajit të parë.
- Mungesa e një personi përgjegjës për koordinim.
Pyetje që duhen bërë para kontratës
- Çfarë përfshin çmimi bazë dhe çfarë paguhet shtesë?
- Sa shpejt përgjigjet support-i në rast incidenti?
- Si trajtohen përditësimet dhe ndryshimet ligjore?
- Si funksionon migrimi i të dhënave ekzistuese?
- A ka plan të qartë onboarding për 30 ditët e para?
Përfundim
Për bizneset e vogla, suksesi në fiskalizim nuk vjen nga një softuer i shtrenjtë, por nga një zbatim i disiplinuar: plan, trajnim, testim dhe monitorim. Ky checklist ju ndihmon të kaloni në faturim elektronik me ritëm të kontrolluar dhe me rrezik minimal.
Për më shumë thellim, mund të lexoni edhe udhëzuesin për çmimet dhe funksionet e programeve fiskale dhe strategjitë për fiskalizim në biznese të vogla dhe startup.