Ndani dokumentin nga pagesa
Një faturë elektronike mund të jetë dërguar ndërsa pagesa ende nuk ka mbërritur. Për rakordim, ndiqni veçmas dokumentin dhe lëvizjen financiare. Kjo shmang mbylljen e gabuar të detyrimeve vetëm sepse sistemi ka marrë përgjigje për faturën.
Mbani një regjistër pune me numrin e faturës, klientin, shumën, referencën e porosisë dhe gjendjen e pagesës. Statusi teknik i dokumentit duhet të jetë i dukshëm krahas këtyre të dhënave.
Të dhënat që duhen krahasuar
- Identiteti i klientit dhe referenca e faturës.
- Totali, monedha dhe shuma e paguar.
- Data e pagesës dhe referenca bankare.
- Korrigjimet ose kreditimet që ndryshojnë detyrimin.
- Dokumentet mbështetëse të kontratës apo dorëzimit.
Nëse pagesa nuk ka referencë të qartë, mos e lidhni automatikisht vetëm nga shuma. Dy fatura mund të kenë të njëjtin total. Konfirmoni lidhjen me klientin dhe dokumentet përpara se ta mbyllni diferencën.
Pagesat e pjesshme dhe diferencat
Nëse klienti paguan vetëm një pjesë, ruani pagesën e marrë dhe shumën e mbetur veçmas. DPT trajton mundësinë e likuidimit të pjesshëm të faturës elektronike në pyetjet e shpeshta për fiskalizimin. Për mënyrën e regjistrimit ndiqni procedurën dhe sistemin përkatës.
Për çdo diferencë shënoni arsyen e identifikuar: pagesë e pjesshme, referencë e gabuar, korrigjim në proces ose dokument që kërkon kontroll. Mos ndryshoni totalin e faturës vetëm që të përputhet me pagesën bankare.
Një rutinë e qartë për ekipin
- Merrni listën e faturave dhe pagesave për periudhën.
- Lidhni pagesat me referencat e dokumenteve.
- Veçoni dokumentet pa status përfundimtar.
- Hetoni diferencat dhe caktoni përgjegjësin.
- Ruani evidencën dhe shënoni çfarë mbetet për ndjekje.
Një kontroll i shkurtër ditor e bën më të lehtë rakordimin e muajit. Për raste me volum të ulët, një listë e organizuar mund të mjaftojë; për volum të lartë, planifikoni lidhjen me sistemin financiar.
Çfarë të kërkoni nga integrimi
ERP-ja duhet të ruajë identifikuesit e faturës pranë porosisë dhe të dallojë përfundimin teknik nga pagesa. Në Cloud API easyPos, fic dhe eic tregojnë përfundimin e hapave të faturës elektronike, jo konfirmimin e pagesës bankare.
Kur dokumenti korrigjohet, historia duhet të tregojë origjinalin, dokumentin korrigjues dhe arsyen e veprimit. Kjo i jep ekipit financiar bazën për të shpjeguar diferencat pa humbur gjurmën e transaksionit.