Çfarë është fatura elektronike?
Fatura elektronike (e-fatura) është një dokument dixhital që zëvendëson faturën tradicionale në letër dhe shërben si evidencë e ligjshme e një transaksioni ekonomik midis dy palëve. Në kuadër të reformës së fiskalizimit në Shqipëri, e-faturat janë bërë standardi i ri për dokumentimin e transaksioneve ekonomike, veçanërisht për transaksionet B2B (biznes-me-biznes) dhe për ato që kryhen pa para në dorë.
Sipas Ligjit Nr. 87/2019 "Për faturën dhe sistemin e monitorimit të qarkullimit", e-fatura duhet të përmbajë të gjitha elementet e një fature tradicionale, por lëshohet, dërgohet dhe pranohet në format elektronik, duke mundësuar transmetimin e menjëhershëm të informacionit tek Administrata Tatimore.
Elementët e detyrueshëm të një fature elektronike
Një faturë elektronike e vlefshme duhet të përmbajë këto elemente të detyrueshme:
- Të dhënat identifikuese të shitësit: NIPT, emri, adresa e plotë
- Të dhënat identifikuese të blerësit: NIPT (për bizneset), numri i identifikimit personal ose emri (për individët)
- Numri rendor i faturës: Numri unik i sekuencës (NSLF)
- Data dhe ora e lëshimit të faturës
- Data e furnizimit të mallrave ose shërbimeve
- Përshkrimi i detajuar i mallrave ose shërbimeve
- Çmimi njësi (pa TVSH)
- Sasia dhe njësia matëse
- Vlera totale e furnizimit (pa TVSH)
- Shkalla e TVSH-së e aplikuar (përqindja)
- Vlera e TVSH-së
- Vlera totale me TVSH
- Mënyra e pagesës: para në dorë ose pa para në dorë
- NIVF (Numri Identifikues i Veçantë i Faturës) i gjeneruar nga Administrata Tatimore
- Kodi QR për verifikim të shpejtë
Për transaksione specifike mund të kërkohen elemente shtesë, si informacion për zbritje, skonto, fatura korrigjuese, referenca të faturave paraprake etj.
Llojet e faturave elektronike
Legjislacioni shqiptar njeh disa lloje të faturave elektronike, secila me specifika të veçanta:
1. Fatura standarde elektronike (B2B)
Lëshohet për transaksionet midis bizneseve (B2B) dhe zakonisht kërkon pranim elektronik nga blerësi përpara se të regjistrohet në librin e tij të blerjes.
2. Fatura e thjeshtë elektronike
Lëshohet për konsumatorët finalë ose individët (B2C) dhe nuk kërkon pranim elektronik.
3. Fatura vetë-faturim
Lëshohet nga blerësi në emër të shitësit në raste specifike të parashikuara me ligj, si p.sh. blerjet nga fermerët ose importet e shërbimeve.
4. Fatura korrigjuese
Lëshohet për të korrigjuar një faturë të mëparshme dhe duhet të përmbajë referencën e faturës origjinale.
5. Fatura përmbledhëse
Lëshohet për të përmbledhur disa furnizime të kryera gjatë një periudhe të caktuar për të njëjtin klient.
Procesi i lëshimit dhe pranimit të faturës elektronike
Procesi i faturimit elektronik ndjek këto hapa kryesore:
- Përgatitja e faturës: Shitësi krijon faturën në sistemin e tij elektronik, duke përfshirë të gjitha elementet e detyrueshme.
- Dërgimi në Administratën Tatimore: Sistemi transmeton automatikisht faturën në platformën qendrore të Administratës Tatimore.
- Gjenerimi i NIVF: Administrata Tatimore verifikon faturën dhe gjeneron një NIVF unik.
- Kompletimi i faturës: NIVF-ja i shtohet faturës, duke e bërë atë të vlefshme ligjërisht.
- Dërgimi tek blerësi: Fatura elektronike i dërgohet blerësit përmes platformës qendrore ose sistemeve të integruara.
- Pranimi ose refuzimi: Blerësi (në rastin e transaksioneve B2B) ka 72 orë për të pranuar ose refuzuar faturën elektronike.
- Regjistrimi në librat përkatës: Pas pranimit, fatura regjistrohet automatikisht në librin e shitjes së shitësit dhe librin e blerjes së blerësit.
Është e rëndësishme të theksohet se ky proces është kryesisht i automatizuar kur përdoren sisteme të certifikuara si easyPos, duke reduktuar ndjeshëm ngarkesën administrative.
Përfitimet e faturave elektronike
Për bizneset
- Reduktim i kostove operacionale: Eliminimi i printimit, ruajtjes fizike dhe dërgimit të faturave në letër
- Shpejtësi dhe eficiencë: Procesimi i menjëhershëm dhe automatik i faturave
- Reduktim i gabimeve: Validimi automatik i të dhënave dhe llogaritjeve
- Deklarim automatik: Fatura regjistrohet automatikisht në librat e shitjes dhe blerjes
- Gjurmueshmëri e përmirësuar: Monitorim i lehtë i statusit të faturave dhe pagesave
- Kursim kohe: Eliminimi i proceseve manuale të hedhjes së të dhënave
Për administratën tatimore
- Transparencë e shtuar: Monitorim në kohë reale i transaksioneve ekonomike
- Reduktim i evazionit fiskal: Eliminimi i faturave të dyfishta ose të rreme
- Efektivitet i shtuar në mbledhjen e taksave
- Analizë më e mirë e të dhënave për vendimmarrje
Për ekonominë
- Formalizim i ekonomisë: Reduktim i transaksioneve informale
- Konkurrencë më e drejtë midis operatorëve ekonomikë
- Digjitalizim i proceseve të biznesit
- Përmirësim i mjedisit të biznesit për investime
Sfida dhe zgjidhje në implementimin e faturave elektronike
Sfida të zakonshme
- Ndryshimi i proceseve të biznesit: Adaptimi me sistema dhe procedura të reja
- Trajnimi i stafit: Nevoja për të trajnuar punonjësit në përdorimin e sistemeve të reja
- Problemet teknike: Ndërprerje të internetit ose defekte të pajisjeve
- Integrimi me sistemet ekzistuese: Kompatibiliteti me softuerët e kontabilitetit dhe ERP
Zgjidhje efektive
- Përdorimi i softuerëve të specializuar si easyPos që ofrojnë integrim të plotë dhe mbështetje teknike
- Protokolle të qarta për situata të jashtëzakonshme, si procedurat për lëshimin e faturave offline
- Trajnime të strukturuara për stafin
- Këshillim profesional nga ekspertë të fiskalizimit
Si të zgjidhni sistemin e duhur për fatura elektronike
Zgjedhja e një sistemi të përshtatshëm për menaxhimin e faturave elektronike është vendimtare për të siguruar pajtueshmëri të plotë dhe eficiencë operacionale. Ja disa kritere kryesore që duhet të merrni parasysh:
1. Pajtueshmëria me legjislacionin
Sistemi duhet të jetë plotësisht në përputhje me kërkesat aktuale të fiskalizimit dhe i certifikuar nga autoritetet përkatëse.
2. Lehtësia e përdorimit
Ndërfaqja duhet të jetë intuitive dhe e lehtë për t'u përdorur nga të gjithë punonjësit, pavarësisht nivelit të tyre teknologjik.
3. Integrimi me sistemet ekzistuese
Sistemi duhet të integrohet me lehtësi me softuerët e tjerë që përdorni, si sistemet e kontabilitetit, ERP, CRM etj.
4. Automatizimi i proceseve
Sa më shumë procese të automatizuara të ofrojë sistemi, aq më pak mundësi për gabime njerëzore do të ketë.
5. Mbështetja teknike
Disponueshmëria e mbështetjes teknike të shpejtë dhe efektive është thelbësore, veçanërisht në fazat fillestare të implementimit.
6. Zgjerueshmëria
Sistemi duhet të jetë i aftë të rritet dhe të përshtatet me nevojat në zhvillim të biznesit tuaj.
7. Siguria e të dhënave
Mekanizma të avancuar të sigurisë për të mbrojtur informacionin e ndjeshëm të biznesit dhe klientëve.
easyPos: Zgjidhja më e avancuar për fatura elektronike
easyPos ofron një zgjidhje gjithëpërfshirëse dhe të besueshme për menaxhimin e faturave elektronike, duke përmbushur të gjitha kriteret e mësipërme dhe duke ofruar funksionalitete shtesë që optimizojnë proceset e biznesit.
Karakteristikat e dallueshme të easyPos
- Ndërfaqe intuitive dhe e personalizueshme për krijimin e shpejtë të faturave elektronike
- Integrim automatik me platformën qendrore të Administratës Tatimore
- Menaxhim i avancuar i klientëve dhe furnitorëve
- Opsione të shumëfishta për dërgimin e faturave (email, platformë, API)
- Panele kontrolli me metrika kyçe për monitorimin e faturimit
- Sisteme të integruara për menaxhimin e pagesave
- Protokolle të sigurta për operim offline në rast të ndërprerjeve të internetit
Module specializuara sipas llojit të biznesit
easyPos ofron module të specializuara për nevojat specifike të sektorëve të ndryshëm:
- Retail: Integrim të POS me faturimin elektronik
- Shërbime profesionale: Faturim bazuar në orë/projekte
- Hoteleri dhe restorante: Sisteme të specializuara për menaxhimin e tavolinave dhe porosive
- Tregti me shumicë: Fatura komplekse me disa artikuj dhe kushte specifike
- E-commerce: Integrim me platforma online dhe procesim automatik të porosive
Aspekte ligjore dhe teknike të faturave elektronike
Kërkesat ligjore për ruajtjen e faturave
Faturat elektronike duhet të ruhen për një periudhë minimale prej 10 vitesh, në format elektronik dhe në përputhje me standardet e sigurisë së informacionit. easyPos siguron ruajtje të sigurt dhe të qëndrueshme të të gjitha faturave, me mekanizma rezervë (backup) automatikë dhe mundësi për eksportim të të dhënave sipas nevojës.
Korrigjimi i faturave elektronike
Nëse është e nevojshme të korrigjohet një faturë e lëshuar, duhet të ndiqet një procedurë specifike:
- Lëshimi i një fature korrigjuese që i referohet faturës origjinale
- Dokumentimi i arsyes së korrigjimit
- Fiskalizimi i faturës korrigjuese me të gjitha elementet e kërkuara
easyPos automatizjon këtë proces, duke siguruar që të gjitha kërkesat ligjore të përmbushen.
Operimi në rastet e ndërprerjeve teknike
Në rast të ndërprerjeve të internetit ose problemeve me sistemin, legjislacioni parashikon procedura alternative:
- Lëshimi i faturave pa NIVF (offline)
- Ruajtja e tyre lokalisht
- Dërgimi i mëvonshëm (brenda 48 orëve) në sistemin e Administratës Tatimore
easyPos implementon këto protokolle në mënyrë automatike, duke ruajtur faturat lokalisht dhe duke i sinkronizuar sapo të rivendoset lidhja.
Ndryshimet e fundit ligjore për faturat elektronike (2025)
Legjislacioni i fiskalizimit në Shqipëri ka pësuar disa ndryshime të rëndësishme në vitin 2025, të cilat ndikojnë drejtpërdrejt në procesin e faturimit elektronik:
- Ndryshime në afatet e pranimit/refuzimit të faturave elektronike
- Protokolle të reja të sigurisë për transmetimin e të dhënave
- Kërkesa shtesë për faturat ndërkufitare në përputhje me standardet e BE-së
- Procedura të reja për faturat korrigjuese me më shumë fleksibilitet
easyPos përditësohet vazhdimisht për të reflektuar këto ndryshime, duke siguruar që përdoruesit të mbeten gjithmonë në përputhje me legjislacionin aktual.
Hapat praktikë për lëshimin e faturave elektronike me easyPos
- Aksesoni modulin e faturimit në platformën easyPos
- Zgjidhni llojin e faturës që dëshironi të lëshoni
- Përzgjidhni klientin nga databaza ose shtoni një klient të ri
- Shtoni artikujt/shërbimet me përshkrime, çmime dhe sasi
- Sistemi llogarit automatikisht TVSH-në dhe totalin
- Përcaktoni metodën e pagesës dhe kushtet e tjera
- Rishikoni dhe konfirmoni të dhënat e faturës
- Klikoni "Lësho Faturën" - sistemi do të komunikojë automatikisht me Administratën Tatimore
- Pas marrjes së NIVF, fatura është zyrtarisht e vlefshme
- Dërgojeni faturën tek klienti përmes emailit ose metodave të tjera elektronike
Gjithë ky proces mund të kryhet në më pak se një minutë me easyPos, duke kursyer kohë të vlefshme dhe duke eliminuar gabimet e mundshme.
Konkluzione
Fatura elektronike përbën një hap të rëndësishëm drejt modernizimit dhe dixhitalizimit të ekonomisë shqiptare. Pavarësisht sfidave fillestare të adaptimit, përfitimet afatgjata për bizneset, administratën tatimore dhe ekonominë në tërësi janë të konsiderueshme.
Me një sistem të besueshëm dhe të avancuar si easyPos, procesi i lëshimit dhe menaxhimit të faturave elektronike bëhet i thjeshtë, efikas dhe plotësisht në përputhje me kërkesat ligjore. Kjo ju lejon të fokusoheni në zhvillimin e biznesit tuaj, ndërsa aspektet e pajtueshmërisë fiskale menaxhohen në mënyrë të automatizuar dhe të besueshme.
Investimi në një zgjidhje të plotë si easyPos nuk është thjesht një hap drejt përmbushjes së detyrimeve ligjore, por një strategji afatgjatë për optimizimin e proceseve të biznesit dhe pozicionimin për sukses në ekonominë dixhitale.
Për më shumë informacion ose për një demonstrim të sistemit easyPos, kontaktoni ekipin tonë të specializuar sot.